Codice DUNS: ecco una guida completa che ti sarà utilissima

Il Data Universal Numbering System (D-U-N-S®) nasce negli Stati Uniti nel 1963 e si tratta di un database ideato dalla Dun & Bradstreet, società privata, per l’identificazione univoca aziendale. Si compone di 9 cifre e può essere richiesto da qualsiasi azienda, organizzazione no-profit, impresa individuale, società di persone e persino agenzie governative. Attualmente vi sono 225 milioni di codici DUNS che identificano altrettante realtà aziendali, sedi e filiali.

Se si possiede un livello di organizzazione capillare, ciascuna azienda può richiedere un numero DUNS + 4 che consiste in un codice DUNS “padre” affiliato alla sede principale ai cui si possono aggiungere altre quattro cifre per identificare le unità o filiali minori della stessa società. A differenza del database DUNS gestito dalla Dun & Brastreet, questi suffissi a 4 cifre sono creati e gestiti internamente alle aziende.

Il DUNS è il sistema di identificazione aziendale più utilizzato e diffuso nel mondo ed è riconosciuto, raccomandato e richiesto dalle più importante associazioni mondiali incluse le Nazioni Unite, la Commissione europea, il Governo statunitense.

A cosa serve un codice DUNS?

Ogni codice DUNS a 9 cifre non identifica semplicemente un’azienda o un ente, ma contiene al suo interno una serie di informazioni utili per i fornitori, i clienti e chiunque svolge affari con un’impresa; il numero, quindi, serve come strumento di:

• Verifica dell’esistenza di una compagine commerciale e delle sue operazioni: il numero DUNS indica che un’azienda è operativa ed esiste realmente.
• Informazione demografica: il codice DUNS contiene al suo interno informazioni puntuali come la provenienza dell’azienda, le informazioni di contatto, la proprietà e struttura aziendale, il numero dei dipendenti, i dati finanziari storici.
• Relazione aziendale: il codice DUNS è assegnato casualmente, le cifre non hanno, dunque, un significato particolare, però rivela le connessioni con le società collegate, filiali e sedi centrali.

Avere un codice DUNS serve in molti contesti internazionali per operare con l’estero, per siglare contratti governativi, agevola l’ottenimento di informazioni da parte di una banca o istituto di credito su un’attività facilitando l’ottenimento di un prestito e aumentando la propria credibilità sul mercato. Il Codice DUNS serve anche all’azienda stessa per richiedere informazioni su altre società con cui si intende stringere rapporti commerciali per verificarne l’esistenza e l’attendibilità.

Quali sono le caratteristiche di un codice DUNS

Il DUNS Number si caratterizza per una serie di peculiarità:

1. È permanente e univoco: una volta emesso e attribuito un codice DUNS questo resta permanente indipendentemente dalle modifiche di proprietà o domicilio. In caso di fallimento o cessazione dell’attività, il numero DUNS di quella azienda non sarà più assegnato ad altre società.
2. È globale: circa 225 milioni di aziende provenienti da 190 paesi diversi adottano come codice identificativo internazionale il numero DUNS.
3. È compatibile con i registri delle imprese nazionali: ogni paese adotta dei propri codici identificativi univoci come il numero di partita IVA, il codice fiscale, ma spesso questi non sono riconosciuti all’estero o non hanno le stesse funzioni o caratteristiche. Il codice DUNS permette di superare i limiti nazionali per identificare in modo univoco un’impresa.

Come si richiede il Codice DUNS

Prima di richiedere un codice o DUNS number è bene verificare che non lo si possieda già, per esempio nei casi di acquisto di un’azienda da un proprietario precedente. In caso di nuova azienda, la richiesta può essere inoltrata direttamente online tramite il sito DUN & Bradstreet o tramite gli agenti nazionali nelle varie sedi del mondo o camera di commercio. In caso di richiesta online, i tempi di attribuzione del numero potrebbero essere circa 30 giorni. I dati necessari da fornire per l’ottenimento di un codice DUNS sono:

• Nome, indirizzo e anno di fondazione dell’azienda;
• Nome del proprietario;
• Struttura legale (s.p.a., s.r.l. ditta individuale e così via);
• Descrizione dell’attività;
• Numero dei dipendenti (a tempo pieno e part-time).

Quali sono i vantaggi offerti da un codice DUNS

Il Codice DUNS contiene delle informazioni che servono anche a creare opportunità per l’azienda e per chiunque desidera fare affari o stringere accordi; inoltre, vi sono altri vantaggi pratici come:

• Mantenere aggiornati i dati aziendali: grazie al database che verifica e aggiorna i dati in tempo reale;
• Lavorare con organizzazione governative: chi non possiede un numero DUNS non può richiedere contratti con agenzie governative internazionali o altre aziende estere:
• Avere credibilità con i creditori: molti istituti di credito, prima di elargire dei finanziamenti effettuano dei controlli sull’affidabilità del richiedente e nel caso delle imprese, molti richiedono le informazioni tramite il codice DUNS aziendale; a volte l’assenza di questo numero rende meno propensi i finanziatori a concedere un prestito;
• Gestire la rete di filiali: i codice DUNS permettono di controllare lo stato di salute generale di un’azienda e delle sue filiali e tenere in ordine i conti qualora una ditta della propria rete è in crisi o a rischio fallimento.
• Avere trasparenza con i fornitori: l’analisi di un codice DUNS permette di rilevare irregolarità o capire se i tuoi fornitori afferiscono a un’unica azienda o poter diversificare la rete di fornitori in base alla propria convenienza.
• Avere informazioni su potenziali clienti: se si gestisce un business B2B, conoscere il codice DUNS di un potenziale cliente permette di identificarlo, e avere tutte le informazioni anagrafiche e finanziarie utili a comprendere la convenienza di stringere affari con un cliente per i propri prodotti o servizi.
• Accelerare i tempi di richiesta di un certificato SSL: le aziende che operano nell’e-commerce devono richiedere un certificato SSL per la sicurezza delle transazioni online. Possedere un numero DUNS accelera le procedure di verifica da parte dell’ente emittente il certificato SSL piuttosto che l’invio di fax e e-mail per l’ottenimento dei documenti necessari.

Quali sono gli svantaggi di un codice DUNS

Se da una parte il numero DUNS fornisce dei vantaggi, dall’altra parte lo stesso sistema ha degli svantaggi:

• Possedere un numero DUNS ha un costo: il mantenimento del database comporta dei costi importanti, inoltre la DUN & Bradstreet che lo gestisce spinge i suoi clienti a sottoscrivere ulteriori servizi correlati come il monitoraggio del credito o la business intelligence.
• Monopolio virtuale sull’identificazione aziendale: anche se Dun & Bradstreet non è l’unico azienda fornitrice di DUNS Code è, però, la più importante, prestigiosa e affidabile al mondo presente in oltre 190 paesi, questo significa che possiede il database di identificazione aziendale più grande del mondo, al limite del monopolio.
• Limiti nella trasparenza: sebbene Dun & Bradstreet sia un registro aziendale governativo, tuttavia non è soggetto all’obbligo di controlli e non è tenuto a rispondere alla richieste del FOIA (Freedom Of Information Act) con grandi limiti sulla trasparenza dell’operatività di Dun& Bradstreet.

Se da una parte il codice DUNS fornisce notevoli vantaggi aziendali, ed è un sistema apprezzato nel mondo, dall’altra pone questioni di privacy delicate di cui essere consapevoli.