PEC è l’acronimo di Posta Elettronica Certificata e dal 30 giugno 2013 è obbligatoria per tutte le imprese, incluse le ditte individuali, e per i cittadini privati che interagiscono con la Pubblica Amministrazione.
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In questi ultimi anni, internet ed i computer, da un lato, hanno velocizzato e migliorato diversi aspetti in ambito lavorativo e, dall'altro, facilitato i rapporti di cittadini e imprese con la Pubblica Amministrazione. Infatti, fino a non molto tempo fa, per consegnare documenti di una certa importanza ad enti pubblici ci si dovevano presentare presso i loro uffici o inviare il tutto attraverso posta tradizionale.
E tutto ciò implicava una procedura non semplice e soprattutto non molto veloce. Oltre naturalmente alla possibilità, non affatto remota, che un plico postale potesse anche perdersi lungo il tragitto, con conseguenze immaginabili. Tuttavia, come dicevamo, la tecnologia ha permesso di fare un considerevole passo in avanti a questo proposito ed oggi tantissimi documenti si possono spedire tramite email e la posta elettronica, facilitando e velocizzando lo scambio di informazioni e documenti appunto.
Una problematica tuttavia che restava aperta era quella della spedizione di documenti verso la Pubblica Amministrazione. Come poterli spedire in maniera sicura, veloce e soprattutto come dimostrare l'autenticità del soggetto che li aveva inviati? Ecco quindi la nascita della cosiddetta Pec, una mail particolare che il sistema stesso, attraverso una complessa procedura di identificazione, certificava come inviata da un soggetto riconosciuto. Cerchiamo di capire un pò di più su tale utile strumento e soprattutto se è possibile eventualmente ottenerne una versione gratuita.
PEC è l’acronimo di Posta Elettronica Certificata e dal 30 giugno 2013 è obbligatoria per tutte le imprese, incluse le ditte individuali, e per i cittadini privati che interagiscono con la Pubblica Amministrazione.
La PEC ha la validità di un documento legale pari alla raccomandata con ricevuta di ritorno ed è uno strumento utile all’invio di documenti, comunicazioni, richieste di informazioni presso gli uffici pubblici. La diffusione della PEC, tuttavia è limitata rispetto alle aspettative e gran parte della poca divulgazione è dovuta a una scarsa e cattiva comunicazione del servizio e ai dubbi ricorrenti sulla possibilità concreta di poter aprire un casella di PEC gratuita, dal momento che la maggior parte dei gestori richiedono una sorta di abbonamento per ottenerla.
Il funzionamento della PEC
La PEC è una casella postale elettronica come tutte le altre, per cui non si richiede l’installazione di alcun prodotto per farla funzionare, né il possesso di dispositivi idonei da collegare al PC. Gli account di posta certificata si possono consultare anche tramite i client di posta elettronica come Outlook, Thunderbird, Apple Mail utilizzando i convenzionali protocolli POP e IMAP, oltre che accedervi direttamente dal browser anche dai dispositivi mobili come tablet, notebook e smartphone.
La differenza tra una casella di posta elettronica standard e una PEC non è dunque nel dispositivo o nel software, ma nel sistema di controllo che permette di certificare l’autenticità di ciascun messaggio. Come fa a certificare l’autenticità e assumere il valore legale che caratterizza una PEC? Il protocollo di gestione fa in modo che quando si invia una e-mail tramite PEC, l’e-mail viene presa in carico prima dal gestore del mittente che ne verifica la conformità secondo determinati standard stabiliti per legge, in seguito provvede alla “spedizione” via etere del messaggio che viene recapitato dal gestore del destinatario che effettua un ulteriore verifica prima di inviare la notifica di consegna nella casella postale del destinatario. Tutto ciò avviene in pochissimi secondi e ciascuna comunicazione viene accompagnata – come per la raccomandata – da un avviso di ricezione e uno di accettazione dell’e-mail.
Come si apre una casella PEC gratuita?
Fino al 2014, era in funzione il servizio di posta certificata gratuito offerto dal Governo tramite il sito PostaCertificat@ che è stato dismesso per via degli alti costi di gestione e dello scarso interesse di pubblico riscontrato. La stessa sorte è toccata ai servizi di PEC gratuita offerti da INPS e ACI che sono stati chiusi per gli elevati costi di gestione. In tutti i casi, si trattava per l’esattezza di servizi CEC-PAC ovvero posta certificata per Enti della Pubblica Amministrazione, quindi erano delle PEC parziali perché permettevano di comunicare solo con la Pubblica Amministrazione e non con altri privati (per esempio agenzie assicuratrici, uffici notarili e simili per cui può essere necessario inviare e-mail certificate con valore legale).
Allo stato attuale, per aprire una casella di Posta Elettronica Certificata occorre rivolgersi a aziende private che offrono il servizio a pagamento con abbonamenti annuali. L’unica possibilità di risparmio è nell’individuare il fornitore del servizio più economico o nell’intercettare le offerte con periodi di prova gratuiti durante i quali testare o utilizzare all’occorrenza la posta certificata gratuitamente senza poi rinnovare o sottoscrivere l’abbonamento.
Gestori PEC che offrono servizi di prova gratuiti
Tra i gestori di servizi PEC che offrono dei periodi di prova gratuiti si citano:
- LegalMail: un servizio che si rivolge prevalentemente ai professionisti e che offre un periodo di prova gratuito di 6 mesi per il Piano Silver che si compone di una casella PEC da 8 Giga, un archivio di sicurezza, l’accesso da dispositivi mobili, notifiche via SMS. Quando il periodo di prova scade, se non si provvede a interrompere il servizio, scatta l’abbonamento da 39 € + IVA l’anno.
- Register.it: il periodo di prova gratuito fornito è di 6 mesi, il piano base propone una casella PEC gratuita per 6 mesi, con 2 GB di spazio, notifiche sms e accessibilità da tutti i dispositivi. Al termine del periodo di prova – se non si provvede a disattivare il servizio – si cominciano a pagare 2,08 € al mese è IVA.
I gestori PEC a pagamento
Tutti i gestori di servizi di posta elettronica certificata sono a pagamento, si tratta di trovare la tariffa più conveniente per le proprie esigenze e a seconda delle caratteristiche di interesse.
- PosteCert è il servizio di Posta certificata messo a punto da Poste Italiane ed è uno dei più economici in circolazione. Il piano riservato agli utenti privati costa 5,50 € + IVA l’anno e offre una casella della capienza di 100 MG per un numero massimo di 200 invii al giorno. Gli utenti business hanno, invece, disposizione 5 caselle PEC da 1 GB con 200 invii giornalieri. La PEC PosteCert si può configurare tramite POP e IMAP per i client di account (le istruzioni sono sul sito di Poste italiane).
- Aruba è un altro gestore del servizio con offerte molto economiche. La tariffa standard propone una PEC da 5 € + IVA l’anno della capienza di 1 GB, mentre quella Pro – dedicata ai professionisti – costa 25 € + IVA per un casella da 2 a 3 Giga di spazio di archiviazione. La PEC Premium di Aruba costa 40 € annui + IVA e comprende una casella elettronica da 2 GB con 8 GB di spazio di archiviazione. Anche la PEC Aruba può essere configurata per IMAP o POP dei principali client di posta.
- Kolst PEC è un gestore meno noto,ma valido. Il piano base, Easy, si compone di una casella da 1 GB di spazio, invii illimitati, avvisi di ricezione e 5 GB di dominio personalizzato. Le tariffe PRO e Super – rispettivamente da 10 € è IVA l’anno e 20 € + IVA annui – offrono più spazio di archiviazione e avvisi via sms.
- LiberoPEC, il noto gestore di posta elettronica, ha realizzato anche il servizio PEC per utenti privati e professionisti al costo – per entrambi – di 25 € + IVA l’anno e offre uno spazio illimitato per l’invio e l’archiviazione dei messaggi e consente l’accesso anche da dispositivi mobili. Come per gli altri gestori è possibile fare la configurazione IMAP o POP per i propri client di posta (Outlook, Thunderbird e così via).
Come abbiamo visto, esistono diverse società che offrono a pagamento servizi di Pec. La scelta è varia, tuttavia questa dovrebbe essere effettuata sulla base di alcuni fattori. Uno dei più importanti è la capienza complessiva della casella di posta elettronica. Infatti, se si spediscono frequentemente delle email e queste sono anche particolarmente "corpose" a livello di Giga (contengono quindi svariati documenti di notevoli dimensioni), la capienza massima della casella sarà subito raggiunta.
Per questo motivo, nel caso si avessero esigenze lavorative o personali che richiedono frequenti spedizioni di questo genere, la scelta dovrebbe ricadere su un gestore che fornisce una casella ad elevata capienza. Viceversa, invece, nell'ipotesi in cui le email da Pec siano poche e di ridotte dimensioni. Naturalmente, i costi sono proporzionati ai servizi offerti ed i primi sono tanto più elevati quanto i secondi sono molteplici.
