Vediamo nel dettaglio cosa significa effettuare un Controllo VIES. V.I.E.S. (Vat Information Exchange System) è l’acronimo per il sistema di controllo delle partite IVA comunitarie, uno strumento pensato per abbattere le barriere e facilitare i rapporti commerciali tra le imprese che operano sui mercati esteri e intracomunitari, potendolo fare in modo sicuro, legale e riconosciuto. Il sistema va incontro anche agli utenti di internet che effettuano compravendite online di beni e servizi anche all’estero, tuttavia dall’evidenza pratica risulta necessario unificare a livello europeo tutta la disciplina IVA, dalle aliquote, alle pratiche di apertura IVA, alle dichiarazioni.

Come funziona la partita IVA comunitaria

La Partita IVA Comunitaria è richiesta per operare con l’estero – in entrata e in uscita – e occorre fare richiesta di attribuzione già al momento dell’apertura della partita IVA tramite Comunicazione Unica. La partita IVA comunitaria è obbligatoria per tutti i soggetti che svolgono attività di impresa o professionale in uno Stato Europeo (valido per la commissione europea) ed intrattiene rapporti economici con altri paesi UE. I possessori già di partita IVA possono richiedere lo status di “comunitaria” iscrivendosi al VIES in via telematica tramite il sito dell’Agenzia delle Entrate, o intermediari autorizzati (CAF, commercialisti).

Per aprire una partita IVA comunitaria all’avvio di una nuova attività occorre procedere nel modo seguente:

  • Compilare in tutte le sue parti il campo “Operazioni Intracomunitarie” del Quadro I del modello AA9 (imprese individuali e lavoratori autonomi) o AA7 (soggetti diversi dalle persone fisiche);
  • indicare l’importo stimato o presunto di operazioni (in entrata e uscita, vale a dire di acquisto e di vendita).
  • Inviare una raccomandata con ricevuta di ritorno all’Ufficio dell’Agenzia delle Entrate competente per il proprio territorio ovvero corrispondente alla sede della propria impresa, 30 giorni prima della data in cui verrà effettuato l’acquisto/vendita nell’ambito della Comunità Europea.

L’agenzia delle entrate ha, a sua volta, 30 giorni di tempo per negare o approvare lo svolgimento delle operazioni comunitarie. Se non vi sono impedimenti, la partita IVA sarà iscritta al Registro VIES e si potrà effettivamente cominciare a svolgere operazioni commerciali intracomunitarie.

Gli operatori iscritti al VIES sono soggetti a regolari controlli relativi al resoconto riepilogativo delle operazioni intracomunitarie effettuate. L’Agenzia delle Entrate – in seguito a propri controlli autonomi – procede d’ufficio alla cancellazione dal VIES degli operatori che risultano inadempienti o che non hanno presentato alcun elenco riepilogativo per quattro trimestri consecutivi.

Check della partita IVA comunitaria tramite il controllo vies

Se si ha necessità di verificare la validità della partita IVA e l’affidabilità della propria controparte commerciale, è possibile effettuare un controllo online presso il VIES. Per accedere alla consultazione delle partite IVA comunitaria dei propri clienti è necessario iscriversi e, pertanto, inserire i dati presso la banca dati VIES. Gli ultimi aggiornamenti normativi sono stati effettuati nel 2011, qualora la verifica di un codice cliente di accesso non dovesse risultare, vuol dire che sono cambiati dei parametri per cui è necessario iscriversi nuovamente.

Controllo VIES

Ma come funziona il VIES? E' un sistema elettronico che collega tra loro i sistemi fiscali degli Stati Membri europei, la verifica si effettua dunque online, accedendo all’area del sito “Controllo Partite IVA comunitarie”. Quando si accede al servizio “Controllo delle Partite IVA comunitarie”, l’operatore sceglie la stato membro di interesse dal menù a tendina o cliccando sull’area geografica della mappa europea. Una volta selezionato il Paese appartenente all’operatore di cui si vuole verificare la validità del codice IVA, vengono visualizzate le seguenti informazioni sul Paese:

  • anno di adesione all'Unione Europea;
  • la moneta in circolazione;
  • una descrizione testuale della struttura del numero identificativo IVA utile per evitare di inserire/digitare codici IVA non corretti;
  • la situazione del collegamento con il sistema fiscale dello Stato membro scelto.

Nell’apposito campo, si inserisce il numero identificativo IVA della propria controparte e si preme il tasto “Invia”. Dopo poco secondi dall’invio della richiesta compare il risultato di ricerca visualizzato nel modo seguente:

  • Stato membro selezionato;
  • descrizione testuale dell'esito della verifica;
  • numero identificativo IVA sottoposto a verifica;
  • denominazione dell'operatore commerciale titolare del numero identificativo Iva (se ha fornito il consenso);
  • indirizzo dell'operatore commerciale titolare del numero identificativo Iva (se ha fornito il consenso);
  • data di inizio attività dell'operatore commerciale titolare del numero identificativo IVA (dato disponibile solo tramite conferma dei dati anagrafici presso Agenzia delle entrate);
  • data di fine validità dell'operatore commerciale titolare del numero identificativo IVA;
  • data ed ora in cui è stata effettuata la verifica.

Controllo VIES: La descrizione testuale dell’esito viene espressa con:

  • Codice IVA valido: il numero identificativo IVA inserito è formalmente corretto e corrisponde ad un operatore abilitato ai fini intracomunitari;
  • Codice IVA non valido/non corretto: il numero identificativo IVA inserito non è valido perché non è incluso nella banca dati dei soggetti autorizzati oppure è formalmente non corretto (è stato digitato male) e quindi non rispetta l'algoritmo previsto dallo Stato membro selezionato.

In quest’ultimo caso, per ottenere le informazioni richieste si deve contattare l’Agenzia delle Entrate. Le informazioni che si possono visualizzare sono: denominazione e indirizzo dell’operatore (solo se lo Stato Membro ha autorizzato la divulgazione dei dati).

È importante digitare correttamente il numero di partita IVA, perché ogni Stato adotta il proprio formato: solitamente il codice identificativo IVA ha un numero specifico di caratteri e numeri a seconda del Paese, nella maggior parte dei casi si compone di una lettera (a inizio o fine codice) e 9 numeri (a volte 10). L’elenco delle varie composizioni di numeri per partita IVA a seconda del paese è consultabile sul sito dell’Agenzia delle Entrate e riportate qui di seguito (i numeri sono solo esemplificativi e non reali):

  • AT-Austria: U Il numero si compone di un blocco di 9 caratteri. Il primo carattere è sempre ’U’.
  • BE-Belgio: 0999999999 il numero si compone di un 1 blocco di 10 cifre. Il primo carattere è sempre “zero”. Tutti i numeri delle partite Iva del Belgio hanno cambiato la loro lunghezza da 9 a 10 cifre a partire dal 01/01/2008.
  • BG-Bulgaria: 999999999 il numero si compone di un blocco di 9 cifre per le società. Il codice “9999999999” a 10 cifre si impiega per le persone fisiche e gli stranieri.
  • CY-Cipro: 99999999A il numero si compone di un blocco di 9 caratteri. L’ultimo carattere è una lettera.
  • DK-Danimarca: 99 99 99 99 il numero si compone di un 4 blocchi di 2 cifre.
  • EE-Estonia: 999999999 il numero si compone di un blocco di 9 cifre.
  • FI-Finlandia: 99999999 il numero si compone di un blocco di 8 cifre.
  • FR-Francia: XX 999999999 il numero si compone di un blocco di 2 caratteri alfanumerici da A a Z e di un blocco di 9 cifre da 0 a 9.
  • DE-Germania: 999999999 il numero si compone di un blocco di 9 cifre.
  • GB-Gran Bretagna: 999 9999 99 il numero si compone di un blocco di 3 cifre, 1 di 4 cifre ed 1 di 2 cifre. Inoltre:
    • 999999999 999 il codice costituito da un blocco di 12 cifre di cui le ultime 3 identificano la filiale di una società serve appunto per l’identificazione delle filiali
    • GD999 - HA999 è un codice IVA composto da un blocco di 5 caratteri dove le lettere corrispondono rispettivamente a GD = Government Departments. HA = Health Authorities.
  • EL-Grecia: 999999999 il numero si compone di un blocco di 9 cifre.
  • IE-Irlanda: 9X99999A il numero si compone di un blocco di 8 caratteri misto alfanumerici.
  • IT-Italia: 99999999999 il numero si compone di un blocco di 11 cifre.
  • LV-Lettonia: 99999999999 il numero si compone di un blocco di 11 cifre.
  • LT-Lituania: 999999999 il numero si compone di un blocco di 9 cifre e un blocco di 12 cifre per le filiali.
  • LU-Lusssemburgo: 99999999 il numero si compone di un blocco di 8 cifre.
  • MT-Malta: 99999999 il numero si compone di un blocco di 8 cifre.
  • NL-Olanda: 999999999B99 il numero si compone di un blocco di 12 caratteri. La decima posizione è sempre una ’B’.
  • PL-Polonia: 9999999999 il numero si compone di un blocco di 10 cifre.
  • PT-Portogallo: 999999999 il numero si compone di un blocco di 9 cifre.
  • CZ-Repubblica Ceca: il numero si compone di:
    • 99999999 1 blocco di 8 cifre;
    • 999999999 1 blocco di 9 cifre.
    • 9999999999 1 blocco di 10 cifre.
  • RO-Romania: Da 99 a 9999999999 il numero si compone di un blocco da un minimo di 2 cifre ad un massimo di 10 cifre.
  • SK-Slovacchia: 9999999999 il numero si compone di un blocco di 10 cifre.
  • SI-Slovenia: 99999999 il numero si compone di un blocco di 8 cifre.
  • ES-Spagna: X9999999X il numero si compone di un blocco di 9 caratteri. Il primo e l’ultimo carattere possono essere alfabetici o numerici ma non possono essere entrambi numerici.
  • SE-Svezia: 999999999999 il numero si compone di un blocco di 12 cifre.
  • HU-Ungheria: 99999999 il numero si compone di un blocco di 8 cifre.

Controllo VIES: Quali sono i paesi aderenti al VIES

È possibile consultare le partite IVA comunitarie solo dei paesi aderenti al sistema di controllo VIES e sono i seguenti: Austria, Belgio, Bulgaria, Cipro, Danimarca, Estonia, Finlandia, Francia, Germania, Gran Bretagna (fino a conclusione del processo di BREXIT), Grecia, Irlanda, Italia, Lettonia, Lituania, Lussemburgo, Malta, Olanda, Polonia, Portogallo, Repubblica Ceca, Romania, Slovacchia, Slovenia, Spagna, Svezia, Ungheria.

Controllo Partita IVA extra-UE

È possibile verificare tramite VIES le partite IVA extra-UE solo per quegli Stati extra-comunitari i cui operatori non UE hanno aderito al regime fiscale UE (Regolamento n. 792/2002) in quanto offrono servizi tramite mezzi elettronici a clienti residenti in uno Stato Membro. In questi casi, il numero di partita IVA è attributo dallo Stato membro UE all’operatore extra-comunitario, come nel caso di Amazon che ha una sede in Irlanda e pertanto ha una partita IVA irlandese. La verifica avviene nelle modalità spiegate nel paragrafo precedente, accedendo al sito dell’Agenzia delle Entrate nell’area “Controllo Partite IVA comunitarie”.

Per quanto riguarda il controllo delle partite IVA di Svizzera e San Marino, la verifica tramite VIES non è possibile effettuarla perché i due Paesi non hanno aderito al programma. Per verificare un numero di partita IVA svizzera sarà necessario collegarsi al sito ufficiale IDI della Confederazione, un sistema parallelo al VIES e che funziona allo stesso modo.

Dal 2014, la Svizzera ha adottato un nuovo numero IDI (Identificazione delle Imprese) per tutti gli operatori che effettuano prestazioni commerciali intracomunitarie. Il nuovo codice sostituisce il precedente numero IVA a sei cifre con il codice di identificazione il cui formato esemplificativo è il seguente: CHE- 123 456 789 IVA. L’estensione o dicitura finale IVA può essere sostituita anche dalla “traduzione” dell’acronimo IVA sia in francese (TVA) che in tedesco (MWST), ossia le lingue ufficiali dei cantoni svizzeri, pertanto non è autorizzata l’abbreviazione inglese VAT.

Il numero IDI di identificazione dell’IVA svizzera nell’Unione Europea viene richiesto solo per gli scambi intracomunitari vale a dire per la cessione di beni e servizi da uno Stato membro UE verso un altro Stato Membro UE; per poter operare in regime di esenzione di imposta, occorre rendere noto al fornitore o prestatore di servizi il proprio numero di identificazione IVA.

Affidabilità del sistema per la comunità europea

I mercati globali e la libertà di circolazione di beni e servizi all’interno dell’Unione Europea offrono notevoli opportunità per il commercio e l’imprenditoria, ma allo stesso modo si moltiplicano le occasioni di truffe e raggiri o anche di semplici ma noiosi inconvenienti tra Stati diversi, soprattutto dal punto di vista fiscale. Per chi opera nell’ambito dell’UE vi è l’obbligo di aprire una partita IVA comunitaria e allo stesso modo anche le proprie controparti europee devono essere provviste di partite IVA comunitarie a norma. Per questo motivo, l’istituzione di un sistema come il VIES si è reso necessario.

Il sistema di controllo risulta affidabile perché chiunque intenda svolgere operazioni intracomunitarie deve, preventivamente, richiedere l’iscrizione all’archivio V.I.E.S. nel rispetto delle seguenti condizioni:

  • assenza delle prerogative oggettive/soggettive proposte dal D.P.R. n. 633 del 1972 implicanti la chiusura d’ufficio della partita IVA;
  • assenza delle prerogative oggettive/soggettive proposte dalla normativa collegata al D.P.R. n. 633 del 1972 convalidanti l’inserimento nel data base informatico delle persone autorizzate ad eseguire operazioni intracomunitarie;
  • impossibilità di riscontrare la correttezza delle informazioni fornite per l’identificazione ai fini dell’IVA a norma dell’art. 214 della Direttiva 2006/112 e del Regolamento (UE) n. 904 del 7 ottobre 2010;
  • informazioni sulla presenza di soggetti identificati ai fini IVA dichiaranti di non esercitare più la propria attività economica come da Direttiva 2006/112/CE;
  • informazioni sulla presenza di soggetti dichiaranti informazioni false per l’identificazione IVA o non dichiaranti eventuali cambiamenti dei propri dati perché rifiutabili dall’amministrazione tributaria;
  • informazioni sulla presenza di gravi trasgressioni sugli obblighi dichiarativi IVA nei 5 periodi d’imposta antecedenti a quello in corso rispetto alla data di presentazione della dichiarazione di volontà;
  • informazioni sulla presenza di coinvolgimenti in frodi fiscali da parte di titolari di ditte individuali, rappresentanti legali, amministratori o soci dei richiedenti l’autorizzazione;
  • altri eventuali elementi nelle mani dell’Amministrazione finanziaria indicanti criticità o rischi di genere vario.

Termina qui il nostro approfondimento sul Controllo VIES

L'articolo è stato scritto dalla Redazione di ElaMedia Group

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