La dichiarazione sostitutiva è stata introdotta con il D.P.R. 445/2000 per agevolare i cittadini che entrano in contatto con la P.A. (Pubblica Amministrazione) i quali possono autocertificare alcuni dati personali. I certificati rilasciati dalla P.A. sono utilizzabili solo nei rapporti con i privati. Le dichiarazioni sostitutive hanno la stessa validità temporale degli atti emessi dalla P.A.
L’articolo 1, lettere g) e h) del decreto 445/2000 definiscono rispettivamente la dichiarazione sostitutiva di certificazione e la dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà. Le pubbliche amministrazioni sono obbligate ad accettare tali dichiarazioni altrimenti incorrono nella violazione dei doveri di ufficio.
Si tratta di un documento sottoscritto dall’interessato e che viene prodotto in sostituzione dei certificati rilasciati dall’amministrazione pubblica; i documenti attestano le qualità personali, stati, fatti, elenchi o registri pubblici comunque accertati già da soggetti aventi funzioni pubbliche, ovvero dati attestati e custoditi in banche dati delle amministrazioni pubbliche.
I certificati che non possono essere sostituti dall’autocertificazione sostitutiva sono:
La dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà è un documento prodotto dall’interessato attestanti dati non dimostrabili (fino a prova contraria) mediante le dichiarazioni sostitutive di certificazioni (art. 47, comma 2 del D.P.R. 445/2000). Gli atti e le informazioni che si possono produrre autonomamente tramite questo documento sono dati, stati, fatti e qualità personali:
Inoltre, può essere utilizzata per comprovare la conformità alla copia originale di:
Le singole amministrazioni sono tenute alla predisposizione di moduli standard necessari per redigere le dichiarazioni sostitutive. I cittadini che possono sottoscrivere un’autocertificazione o dichiarazione sostitutiva sono:
I minori possono presentare autocertificazioni redatte dal dichiarante che ne esercita la patria potestà – come per esempio i genitori – o il tutore. Lo stesso vale per gli interdetti per i quali il certificato può essere prodotto dal tutore dichiarante.
Per quanto riguarda gli inabilitati e i minori emancipati, le dichiarazioni sostitutive possono essere redatte con l’assistenza di un curatore, mentre coloro che non sanno firmare o sono impossibilitati al farlo devono rendere la dichiarazione dinanzi a un pubblico ufficiale.
Le dichiarazioni sostitutive di coloro che sono in condizioni temporanee di impedimento per motivi di salute possono rendere dichiarazione davanti al pubblico ufficiale tramite il coniuge o in assenza di questi dai figli e in mancanza di questi da un parente in linea diretta o collaterale fino al terzo grado.
La dichiarazione sostitutiva (la quale si ricorda dover essere presentata attraverso il mezzo postale, un fax o addirittura una e-mail - quest’ultima richiede necessariamente l’esercizio di una firma digitale o di una pec-), nel tempo non si è configurata come invariata e, oggi, non può avere una compilazione slegata dalla relativa normativa di riferimento che ha avuto una storia ministeriale notevole. La dichiarazione, nel corso della storia, ha subito numerosi cambiamenti, più o meno convenienti e, tener conto della normativa dietro una dichiarazione, consente di capire i punti di vantaggio e di svantaggio di questa, nulla togliendo alle decisioni pratiche emanate dai responsabili del settore di competenza. La dichiarazione può essere considerata valida solo nella misura in cui abbia un corrispettivo riferimento alla normativa elencata qui di seguito:
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