Dichiarazione sostitutiva: ecco come e quando si usa

La dichiarazione sostitutiva è stata introdotta con il D.P.R. 445/2000 per agevolare i cittadini che entrano in contatto con la P.A. (Pubblica Amministrazione) i quali possono autocertificare alcuni dati personali. I certificati rilasciati dalla P.A. sono utilizzabili solo nei rapporti con i privati. Le dichiarazioni sostitutive hanno la stessa validità temporale degli atti emessi dalla P.A.

L’articolo 1, lettere g) e h) del decreto 445/2000 definiscono rispettivamente la dichiarazione sostitutiva di certificazione e la dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà. Le pubbliche amministrazioni sono obbligate ad accettare tali dichiarazioni altrimenti incorrono nella violazione dei doveri di ufficio.

Si tratta di un documento sottoscritto dall’interessato e che viene prodotto in sostituzione dei certificati rilasciati dall’amministrazione pubblica; i documenti attestano le qualità personali, stati, fatti, elenchi o registri pubblici comunque accertati già da soggetti aventi funzioni pubbliche, ovvero dati attestati e custoditi in banche dati delle amministrazioni pubbliche. 

I certificati che non possono essere sostituti dall’autocertificazione sostitutiva sono:

• certificati medici;
• certificati di origine;
• certificati sanitari;
• certificati di conformità CE;
• certificati veterinari;
• certificati di marchi o brevetti.

Atto di notorietà: quando se ne fa uso?

La dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà è un documento prodotto dall’interessato attestanti dati non dimostrabili (fino a prova contraria) mediante le dichiarazioni sostitutive di certificazioni (art. 47, comma 2 del D.P.R. 445/2000). Gli atti e le informazioni che si possono produrre autonomamente tramite questo documento sono dati, stati, fatti e qualità personali:

• non compresi nell’elenco dei casi previsti per il ricorso all’autocertificazione e a diretta conoscenza dell’interessato;
• a diretta conoscenza del dichiarante ma relativi ad atri soggetti.

Inoltre, può essere utilizzata per comprovare la conformità alla copia originale di:

• atti o documenti custoditi o rilasciati da una pubblica amministrazione;
• pubblicazioni;
• titoli di studio o di servizio;
• documenti fiscali che i privati sono obbligatoriamente tenuti a conservare.

Quali sono i soggetti che possono ricorrere a tali documenti

Le singole amministrazioni sono tenute alla predisposizione di moduli standard necessari per redigere le dichiarazioni sostitutive. I cittadini che possono sottoscrivere un’autocertificazione o dichiarazione sostitutiva sono:

• italiani o cittadini dell’Unione Europea;
• persone giuridiche, società di persone enti, pubbliche amministrazioni, associazioni e comitati aventi sede legale in Italia o in paese europeo;
• cittadini di Stati non europei regolarmente soggiornanti in Italia i quali possono attestare dati e fatti limitatamente a quanto noto all’amministrazione pubblica o – se previsto – da disposizioni di legge specifiche o reciproche convenzioni internazionali.

Cosa accade in caso di minori, interdetti, inabilitati?

I minori possono presentare autocertificazioni redatte dal dichiarante che ne esercita la patria potestà – come per esempio i genitori – o il tutore. Lo stesso vale per gli interdetti per i quali il certificato può essere prodotto dal tutore dichiarante.

Per quanto riguarda gli inabilitati e i minori emancipati, le dichiarazioni sostitutive possono essere redatte con l’assistenza di un curatore, mentre coloro che non sanno firmare o sono impossibilitati al farlo devono rendere la dichiarazione dinanzi a un pubblico ufficiale.

Le dichiarazioni sostitutive di coloro che sono in condizioni temporanee di impedimento per motivi di salute possono rendere dichiarazione davanti al pubblico ufficiale tramite il coniuge o in assenza di questi dai figli e in mancanza di questi da un parente in linea diretta o collaterale fino al terzo grado.

Novità introdotte nel tempo dalle normative

La dichiarazione sostitutiva (la quale si ricorda dover essere presentata attraverso il mezzo postale, un fax o addirittura una e-mail - quest’ultima richiede necessariamente l’esercizio di una firma digitale o di una pec-), nel tempo non si è configurata come invariata e, oggi, non può avere una compilazione slegata dalla relativa normativa di riferimento che ha avuto una storia ministeriale notevole. La dichiarazione, nel corso della storia, ha subito numerosi cambiamenti, più o meno convenienti e, tener conto della normativa dietro una dichiarazione, consente di capire i punti di vantaggio e di svantaggio di questa, nulla togliendo alle decisioni pratiche emanate dai responsabili del settore di competenza. La dichiarazione può essere considerata valida solo nella misura in cui abbia un corrispettivo riferimento alla normativa elencata qui di seguito:

• Dal 1° giorno dell’anno 2012, è entrato in vigore l'art. 15 della Legge 183/2011, la quale ha sancito che nei rapporti con tutti organi della Pubblica Amministrazione e con i relativi Gestori di Pubblici Servizi, l'autocertificazione si qualifica in tutto e per tutto un obbligo e non una semplice facoltà discrezionale. Motivo per cui, i relativi certificati sono sempre sottoposti e scambiati dalla dichiarazione sostitutiva di certificazione;
• La legge n. 183 del 12 novembre 2011 ha previsto la disposizioni per la formazione del bilancio annuale e pluriennale dello Stato 
• Il 22 Febbraio 1999 è stata emessa una circolare da parte del ministero di grazia e giustizia, che ha regolamentato la semplificazione delle certificazioni amministrative;
• Il 15 Maggio del 1997 è stata emanata la legge n.127, per la quale sono state normalizzate le misure urgenti per lo snellimento dell’attività di carattere amministrativo e relativa ai procedimenti di decisione e di organizzazione;
• Sulla base del D.P.R. n. 445, emesso in data 28 dicembre 2000, in G.U. n. 42 del 20 Febbraio 2001, è stato realizzato il testo unico delle disposizioni legislative, attraverso cui si può attingere al regolamento in maniera di documentazione amministrativa;
• Giorno 7 agosto del 1990, muovendoci a ritroso nel tempo, è apparsa la legge n.241, affinché venissero stimate nuove norme in materia di operatività amministrativa e in relazione al diritto di accesso ai documenti;
• Il 2 febbraio 1999 invece protagonista di un cambiamento è stato il decreto del Presidente della Repubblica 20 ottobre 1998, n. 403, recante norme di attuazione degli articoli 1, 2 e 3 della legge 15 maggio 1997, n.127, relativamente alle semplificazione delle certificazioni amministrative.