Dichiarazione sostitutiva quando si usa

La dichiarazione sostitutiva è stata introdotta con il D.P.R. 445/2000 per agevolare i cittadini che entrano in contatto con la P.A. (Pubblica Amministrazione) i quali possono autocertificare alcuni dati personali. I certificati rilasciati dalla P.A. sono utilizzabili solo nei rapporti con i privati. Le dichiarazioni sostitutive hanno la stessa validità temporale degli atti emessi dalla P.A.

Definizione di dichiarazione sostitutiva

L’articolo 1, lettere g) e h) del decreto 445/2000 definiscono rispettivamente la dichiarazione sostitutiva di certificazione e la dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà. Le pubbliche amministrazioni sono obbligate ad accettare tali dichiarazioni altrimenti incorrono nella violazione dei doveri di ufficio.

La dichiarazione sostitutiva è un documento sottoscritto dall’interessato e che viene prodotto in sostituzione dei certificati rilasciati dall’amministrazione pubblica; i documenti attestano le qualità personali, stati, fatti, elenchi o registri pubblici comunque accertati già da soggetti aventi funzioni pubbliche, ovvero dati attestati e custoditi in banche dati delle amministrazioni pubbliche. Le dichiarazioni sostitutive di certificazione possono attestare le seguenti informazioni:

• data e il luogo di nascita;
• residenza;
• cittadinanza;
• godimento dei diritti civili e politici;
• stato civile (celibe, coniugato, vedovo o stato libero);
• stato di famiglia;
• esistenza in vita;
• nascita del figlio, decesso del coniuge, dell’ascendente o discendente;
• iscrizione in albi, registri o elenchi tenuti da pubbliche amministrazioni;
• appartenenza a ordini professionali;
• titolo di studio, esami sostenuti.

I certificati che non possono essere sostituti dall’autocertificazione sostitutiva sono:

• certificati medici;
• certificati di origine;
• certificati sanitari;
• certificati di conformità CE;
• certificati veterinari;
• certificati di marchi o brevetti.

La dichiarazioni sostitutiva di atto di notorietà

La dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà è un documento prodotto dall’interessato attestanti dati non dimostrabili (fino a prova contraria) mediante le dichiarazioni sostitutive di certificazioni (art. 47, comma 2 del D.P.R. 445/2000) e fatte salve le eccezioni prevista per legge nei rapporti con la pubblica amministrazione e i concessionari di pubblici servizi. Gli atti e le informazioni che si possono produrre autonomamente tramite dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà sono dati, stati, fatti e qualità personali:

• non compresi nell’elenco dei casi previsti per il ricorso all’autocertificazione e a diretta conoscenza dell’interessato;
• a diretta conoscenza del dichiarante ma relativi ad altri soggetti.

Inoltre, la dichiarazione sostitutiva di notorietà può essere utilizzata per comprovare la conformità alla copia originale di:

• atti o documenti custoditi o rilasciati da una pubblica amministrazione;
• pubblicazioni;
• titoli di studio o di servizio;
• documenti fiscali che i privati sono obbligatoriamente tenuti a conservare.

Quali sono i soggetti che possono ricorrere alle dichiarazioni sostitutive

Le singole amministrazioni sono tenute alla predisposizione di moduli standard necessari per redigere le dichiarazioni sostitutive. I cittadini che possono sottoscrivere un’autocertificazione o dichiarazione sostitutiva sono:

• italiani o cittadini dell’Unione Europea;
• persone giuridiche, società di persone enti, pubbliche amministrazioni, associazioni e comitati aventi sede legale in Italia o in paese europeo;
• cittadini di Stati non europei regolarmente soggiornanti in Italia i quali possono attestare dati e fatti limitatamente a quanto noto all’amministrazione pubblica o – se previsto – da disposizioni di legge specifiche o reciproche convenzioni internazionali.

Le dichiarazioni sostitutive in caso di minori, interdetti, inabilitati

I minori possono presentare autocertificazioni redatte dal dichiarante che ne esercita la patria potestà – come per esempio i genitori – o il tutore. Lo stesso vale per gli interdetti per i quali il certificato può essere prodotto dal tutore dichiarante.

Per quanto riguarda gli inabilitati e i minori emancipati, le dichiarazioni sostitutive possono essere redatte con l’assistenza di un curatore, mentre coloro che non sanno firmare o sono impossibilitati al farlo devono rendere la dichiarazione dinanzi a un pubblico ufficiale.

Le dichiarazioni sostitutive di coloro che sono in condizioni temporanee di impedimento per motivi di salute possono rendere dichiarazione davanti al pubblico ufficiale tramite il coniuge o in assenza di questi dai figli e in mancanza di questi da un parente in linea diretta o collaterale fino al terzo grado.