La fatturazione elettronica: ecco come funziona

Nella Finanziaria 2018 è stato approvato l’obbligo di fatturazione elettronica tra privati titolari di partita IVA residenti in Italia. Questo processo business-to-business entrerà in vigore a partire dall’1° gennaio 2019.

Oggetto di fatturazione

Quest’obbligo riguarda tutta la fatturazione emessa tra imprese, professionisti, artigiani e qualunque persona, fisica o giuridica, che possa qualificarsi come “professionista”. Per “fatturazione” intendiamo qualsiasi documentazione abbia valenza fiscale e sia prodotto per riscuotere denaro in cambio della cessione di beni o servizi.

Sono previste delle organizzazioni che si potranno avvalere, facoltativamente, del “regime di vantaggio” previsto dall’art. 27 comma 3 del Decreto Legge n. 98/11 o del “regime forfettario” previsto dalla Legge n. 190/14, che si possono sintetizzare come “realtà con un fatturato molto basso”.

La normativa quindi compete ogni fattura (eccetto quelle di competenza della legge di luglio, la quale prevedeva già l’obbligo di fatturazione elettronica per prestazioni rese da subappaltatori e subcontraenti della filiera di imprese che partecipano ai contratti di appalto stipulati con un’amministrazione pubblica, e quelle di competenza delle legge di settembre, la quale riguardava la fatturazione relativa al tax free shopping).

I modelli di fatturazione elettronica “normati”

Il quadro normativo, comprende differenti modelli di fatturazione elettronica: si inizia dalla semplice trasmissione telematica delle fatture, fino alla fatturazione elettronica in senso stretto. La trasmissione telematica delle fatture è un tipo di trasmissione dei dati e delle informazioni insite in fattura e avviene attraverso un canale telematico: qualora il mittente invii al destinatario i dati o le informazioni in fattura attraverso un canale elettronico, resta però obbligata sia da parte dell’emittente che del destinatario la materializzazione di un documento ufficiale. Altro modello è quello della conservazione sostitutiva, un processo autonomo indipendente dal mezzo tecnologico impiegato. Questo metodo consente di mantenere i documenti conservati, a prescindete se la loro natura è digitale o naturale. Esiste la possibilità di portare in conservazione sostitutiva solo una parte delle fatture emesse e ricevute, affinché si possano creare dei registri IVA dedicati. Ma a cosa serve la creazione dei registri sezionali?

Serve a numerare in ordine progressivo le fatture che vengono raggruppate secondo criteri indicati, come la tipologia di documento fiscalmente rilevante oppure la tipologia del cliente, in relazione alla sua nazionalità. Esiste inoltre la fatturazione elettronica, per la quale si intende una fattura in un formato interamente digitale, fornito di un riferimento temporale e della firma digitalizzata dell’emittente, che è stata a sua volta inviata in un formato elettronico al destinatario, delegato della conservazione nel formato originale e in sostituzione alla carta. Una fattura elettronica dunque è un documento che sorge, viene trasmesso e in seguito conservato sia da chi la emette che da chi la riceve, esclusivamente in un formato elettronico. Da tenere ben in considerazione è che una fattura, affinché sia considerata elettronica da chi la riceve, dovrà inevitabilmente essere stipulata in accordo tra i due interessati. L’ultimo metodo citabile è lo scambio dati via EDI che, nel quadro della normativa sulla fatturazione elettronica, prevede l’uso di sistemi  complessi. Le fatture, ovvero i dati relativi alle fatture trasmesse mediante questi sistemi, possono essere concepite come delle fatture elettroniche anche senza la firma digitale e il corrispettivo riferimento temporale, nel momento in cui i sistemi attraverso i qali i dati vengono trasmessi, godano di una raccomandazione CE. Questa raccomandazione prevede che gli stessi sistemi di trasmissione dei dati, offrano la loro autenticità e garanzia.Nel nostro stato, diversi fornitori di servizi EDI garantiscono queste caratteristiche, per cui basta accertarsi che i  sistemi del proprio provider, mantengano attiva la citata, stipulando un accordo con i clienti e fornitori.

Funzionamento pratico

La normativa prevede la produzione di una fattura in formato .XML (eXtensible Markup Language) caratterizzata da informazioni ex DM 55/2013 per emettere fattura. Tale file è emesso e ricevuto utilizzando il Sistema d’Intercambio (SdI). Qualsiasi altra tipologia di fattura circoli non è da considerarsi semplicemente non emessa.

Le imprese si potranno avvalere di un canale pubblico gestito dall’Agenzia delle Entrate in cui possono indicare il canale attraverso il quale desiderano riceve fatture; questo servizio è facoltativo. È possibile anche accedere, attraverso credenziali, a un “cassetto fiscale” dove è possibile trovare le fatture di competenza dell’impresa, ciascuna delle quali sarà univocamente associata a un codice alfanumerico attraverso il quale è possibile ricercarla e individuarla.

Tutto quanto detto sinora riguarda l’emissione di una fattura elettronica secondo quanto prescritto dall’obbligo di Fatturazione elettronica tra privati B2B, d’altra parte invece, se si riceve una fattura elettronica attraverso SdI, questa dovrà essere registrata, processata per autorizzare il pagamento e, poi, conservata in formato digitale.

Ovviamente, potrebbe capitare di ricevere una fattura non indirizzata alla propria realtà: è possibile ignorarla. Se invece la fattura contiene errori nei contenuti, è necessario emettere note di credito/debito, in quanto tale fattura è già stata emessa: il rifiuto della fattura,, previsto in potere alle PA, non è ammissibile in un contesto privatista.

Vantaggi della fatturazione elettronica per i privati

La fatturazione elettronica permetterà dei risparmi medi dovuti a maggior efficienza, minor impiego di personale e dematerializzazione della gestione dei documenti. L’ottica della normativa quindi guarda da un lato ai benefici fiscali nazionali, dall’altro a un aumento dell’efficienza e a una semplicità burocratica per le imprese e i professionisti.

Le fatture saranno sempre legate ad altri documenti che hanno per oggetto la stessa transazione (ES: documenti di trasporto). La mutazione di queste procedure, attraverso il momentaneo cambiamento di un solo anello della catena, è solo un passo di un percorso che garantirà da una parte un serio tentativo alla lotta per l’evasione fiscale, da un’altra un alleggerimento della gestione dei documenti in capo a imprese e professionisti.

D’altra parte, guardando ai benefici per la collettività, il legislatore europeo imponendo la Fatturazione elettronica tra privati mira a promuovere maggiore efficienza nei processi di verifica, grazie alla possibilità di attestare l’esistenza delle fatture e a contrastare l’evasione.

Inviare correttamente una fattura elettronica

Nel processo di fatturazione elettronica è possibile inoltrare direttamente il file al cessionario/committente, oppure si può decidere di inoltrarlo a un terzo destinatario: è prevista, infatti, la presenza eventuale di intermediari: questi (che possono essere provider, software house, commercialisti, …) hanno la facoltà di emettere, per conto del fornitore, o di ricevere per conto del cliente. La responsabilità relativa al contenuto, ad ogni modo, è sempre imputata al titolare di fatto.

Per inviare la fattura è sufficiente inserire nella fattura elettronica l’indirizzo telematico di destinazione, quindi indifferentemente il campo contrassegnato come “Codice destinatario” oppure quello contrassegnato come “PECDestinatario”.