Al giorno d'oggi per valutare bene l'importanza ed il valore di un'azienda in qualsiasi settore d'attività è necessario verificarne alcuni parametri fondamentali. Tra i più considerati tra questi, vi è senz'altro la situazione economico-finanziaria della società. Infatti, soltanto se tale situazione è solida e positiva la stessa potrà competere sui mercati nazionali ed internazionali, attirare o effettuare investimenti (magari acquisendo altri asset o imprese) e riuscire ad ottenere eventualmente prestiti finanziari dalle banche.
Avere come si suol dire i conti in ordine è divenuto ormai un aspetto sempre più strategico nel mondo finanziario attuale, considerando che spesso sia imprese che addirittura Stati sono sotto osservazione di società di verifica che analizzano e giudicano la loro situazione e solidità appunto economica in generale. Ciò per evitare possibili fallimenti (come è successo in un recente passato col celebre gruppo finanziario Lehman Brothers) o crisi di natura finanziaria di Stati, come accaduto invece con la Grecia, e tutelare quindi investitori e risparmiatori.
Come vedremo, uno degli elementi fondamentali della situazione economica di un'azienda e che viene sottoposto a verifica periodica è il suo bilancio d'esercizio. Ed anche in questo caso, la tecnologia ha consentito di effettuare passi da gigante e permesso di facilitarne, almeno per alcuni aspetti, la sua redazione e monitoraggio. In particolare esistono diversi programmi elettronici o software di bilancio in commercio che aiutano tanti professionisti nello svolgimento di questo genere di lavoro complesso.
Il Bilancio di esercizio è l’insieme di documenti contabili di un’impresa da compilare annualmente ai sensi della legge vigente il cui obiettivo è l’accertamento della situazione patrimoniale e finanziaria dell’azienda e quindi del suo rendimento economico nell’arco di un anno di esercizio.
I documenti che compongono il bilancio di esercizio sono fondamentalmente tre: lo stato patrimoniale, il conto economico e la nota integrativa con relazione sul rendiconto finanziario e la gestione. L’importanza e la necessità di redigere un bilancio di esercizio consiste nell’assolvere agli obblighi contabili e fiscali previsti e nel mettere a disposizione degli stakeholders – soci e azionisti aziendali interni ed esterni – le informazioni sullo stato di salute economica dell’impresa. Un bilancio aziendale può essere soggetto in qualsiasi momento a revisione contabile e controllo fiscale. La redazione di un bilancio non è né facile né scontato, per questo molti sviluppatori informatici hanno messo a punto dei software di bilancio in grado di agevolarne la stesura per lo meno nelle sue componenti fisse e obbligatorie.
I vantaggi di un software di bilancio aziendale
Vi sono molti software in circolazione che permettono la redazione di un bilancio di esercizio, ma occorre saper scegliere quello con le caratteristiche migliori e che offre il maggior numero possibile di servizi e operazioni. In ogni caso, tutti i software sono in grado di offrire indiscutibili vantaggi a cominciare dalla rapidità di stesura di un bilancio. È importante scegliere, tuttavia, quei programmi che forniscono delle guide alla redazione facili e intuitive. Un bilancio in formato elettronico permette il monitoraggio e l’aggiornamento in tempo reale della situazione contabile, per cui in qualsiasi momento e in qualsiasi luogo e da qualsiasi dispositivo si può modificare il contenuto. I documenti finali possono essere archiviati o stampati nei formati più diffusi.
Tra i vantaggi di un buon software di bilancio di esercizio bisogna considerare una serie di servizi collaterali messi a disposizione come il monitoraggio automatico delle prestazioni, gli indicatori di performance, il rilevamento dei tempi e delle attività svolte. I bilanci non sono solo annuali, spesso vi è la necessità di esporre agli stakeholders o presentare agli enti di controllo dei documenti infra-annuali o straordinari oppure elaborare delle simulazioni che sono possibili grazie alla rapidità di elaborazione dei software che automaticamente generano anche la documentazione necessaria. Altri servizi includono strumenti di business intelligence per facilitare la redazione del report conclusivo, nonché servizi di assistenza da parte degli sviluppatori del software di bilancio per la gestione del programma e il supporto pratico.
Con un software è possibile accelerare ulteriormente la stesura di un bilancio grazie all’importazione guidata dei dati contabili che possono essere acquisiti e mappati automaticamente dai sistemi gestionali automatizzati (sempre che l’azienda sia dotata di software gestionali da cui importare i dati, e che dovrebbe essere una scelta obbligata per un’azienda che vuole affrancarsi dall’inserimento manuale dei dati di gestione).
Quali sono le caratteristiche tecniche
Gli strumenti principali che permettono di valutare come utile e funzionale un software di bilancio sono:
- Un sistema di gestione delle comunicazioni integrato che permette la tempestività e la tracciabilità delle attività per la stesura del fascicolo di bilancio;
- L’importazione automatica dei dati con mappature e riconoscimento automatico dei dati provenienti dal software gestionale;
- Gestione semplificata del fascicolo che permette di impostare l’anno di riferimento, visualizzare liste e confrontare i fascicoli degli anni precedenti;
- Ereditarietà dei dati, un sistema che rende possibile predisporre diversi schemi di bilancio partendo da un’unica riclassificazione con paino dei conti di riferimento;
- Controllo delle attività, una funzione che permette il monitoraggio automatico delle prestazioni, con gli indicatori di performance, il flusso di lavoro e il rilevamento dei tempi e delle attività;
- Gestione centralizzata delle rettifiche, uno strumento che permetto di includere o escludere le rettifiche dal calcolo finale del risultato di esercizio.
- Processi guidati di redazione che è uno strumento che facilita anche la compilazione della nota integrativa e degli altri documenti di bilancio scritti e non grafici perché è in grado di riportare una sintesi scritta dei dati in base ai valori di bilancio e agli schemi selezionati grazie all’impiego di formulari reimpostati, ma ampiamente personalizzabili; una sorta di vera e propria bozza della nota integrativa da limare e personalizzare nello stile, ma non nella sostanza dei dati.
- Strumenti di previsione e simulazione che sono funzioni integrate nel sistema non direttamente connesse alla stesura del bilancio di redazione ma utili per calcolare gli indici, fare confronti rispetto all’andamento dei concorrenti, scegliere le strategie future e i partner futuri in base all’analisi della redditività e della solvibilità dei propri clienti, fare previsioni sui futuri bilanci.
Dal punto di vista tecnico, i software di bilancio hanno costi che variano in base ai fornitori che li predispongono, e richiedono dei requisiti minimi tecnici come:
- un processore da 1 GHz;
- la risoluzione dello schermo minimo di 800 X 600 a 65 mila colori;
- spazio su Hard Disk a partire da 750 MB e RAM da 1 GB;
- sistemi operativi compatibili come Windows: XP SP3 - Vista - 7 - 8 - 8.1 - 10, Sistema Operativo Windows Server: 2003R2 - 2008 - 2008R2 - 2012 - 2012R2,
- Firma Digitale: Smart Card - Business Key - Firma Remota, Software di firma Dike 5.5.3;
- Connessione a internet;
- Posta elettronica;
- Browser (a partire da Internet Explorer 8 e successivi, Chrome e Firefox);
- Adobe Acrobat Reader 10 e successive versioni.
I software per la redazione del bilancio non necessitano solitamente di programmi aggiuntivi per la trasmissione telematica del documento all’Agenzia delle Entrate. Come tutti i software è necessario eseguire degli aggiornamenti periodici o quando necessitano.
Tanti, come dicevamo in precedenza, sono i programmi in commercio per redigere in maniera efficace e precisa un bilancio d'esercizio o qualsiasi altro elemento fondamentale della situazione economico-finanziaria di una società. Tuttavia, negli ultimi anni, sono sorte anche altre tipologie di programmi che consentono di eseguire questa attività di redazione ma online (sempre a pagamento comunque) e quindi senza il dover acquistare o scaricare un software specifico su un computer.
Comunque, pur evidenziando diversi vantaggi, l'uso di un programma online non sempre presenta la praticità e facilità d'utilizzo, le medesime performances e varietà di servizi aggiuntivi che invece posseggono quelli scaricabili direttamente sul computer.
